Назарбаев Университет внедрил единую систему учета имуществ с применением RFID

В современном мире цифровизируется все: деньги, документы и любые виды бумажных носителей информации. Сейчас люди ценят процедуры в два клика, чтобы было легко и быстро. Ведь это не только удобно, а еще и экономит время. Такие процедуры улучшают не только жизнь обычного человека, но и жизнь целых институтов, промышленных, производственных и других компаний в разных отраслях. Ведь с помощью автоматизации и цифровизации можно значительно сократить трудозатраты, повысить эффективность и увеличить прибыль.

Одним из таких технологии является – RFID. Хоть и термин может показаться незнакомым, но с этой технологией сталкивался каждый человек. Например, сканирование карточки при входе в здание, оплачивание за проезд в автобусах или метро. Эти карточки используют систему контроля и управления доступом (СКУД). Это система используется для ограничения допуска на закрытую территорию с повышенными требованиями безопасности – в офисы, жилые дома, университеты, отели. В новых жилых домах есть технология распознавания людей по физическим характеристикам, что тоже является RFID технологией.

RFID (Radio Frequency Identification) – это технология бесконтактного считывания информации и идентификации объектов на расстоянии. Данная технология с помощью радиосигналов считывает или записывает данные, хранящиеся в RFID-метках. Она позволяет узнать точное местонахождение объекта. А объектами могут быть товары на складе или в магазине, детали на производстве, люди в офисном здании или на мероприятии, ТМЦ и основные средства организации, автомобили и многое другое. С помощью RFID-меток проводится мониторинг определенной зоны, ведется учет и контроль объектов. Основные задачи, которые решает RFID-технология: инвентаризация, контроль перемещения и контроль доступа.

Для лучшего понимания в этой статье расскажем как Назарбаев университет внедрил единую систему учета с помощью RFID.

Назарбаев Университет — это флагман высшего образования в Казахстане, нацеленный стать исследовательским университетом международного уровня. На территории университета для студентов есть все, чтобы учиться, реализовывать новые идеи, расти и развиваться, в том числе библиотека, школа наук и технологий, школа инженерии, медицины, высшая школа бизнеса, технопарк, спортивный центр - всего более 20 корпусов. В 2018 году был открыт новый лабораторный комплекс. Он имеет общую площадь более 18 000 м2. В состав комплекса входит 272 исследовательских и учебных лабораторий, оснащенных уникальным, специализированным оборудованием для молекулярной биофизики, микроскопии сверхвысокого разрешения, химической инженерии и т. д.

Ситуация до внедрения RFID технологии  

С таким масштабом ведение учета основных средств было довольно трудозатратным делом в «Назарбаев Университете». Всего на его балансе числится более 200 тысяч единиц основных средств. Для проведения инвентаризации в университете выделялось 15 групп по 4-5 сотрудников. Занимал этот процесс около 3-х месяцев. Трудность заключалась в том, что часть оборудования в лаборатории имеет небольшие размеры (мультиметры, шприцевые насосы и др.) и найти их сотруднику университета на площади 18 000 м2 в короткие сроки было проблематично. Внутреннее перемещение лабораторного оборудования велось на бумажном носителе. Нагрузка повышалась перед защитой студентами диссертаций и участием в международных проектах, потому что в этот период возрастал спрос на специфичное лабораторное оборудование. Отсутствовал прозрачный учет по активам. Были случаи, когда материально ответственные лица одно и то же основное средство фиксировали в разных помещениях, происходили задвойки. За решением этих задач руководство университета обратилось в ИТ-интегратор Первый Бит.

Ход проекта

Специалисты Первого Бита предложили развернуть систему радиочастотной идентификации или RFID-систему, которая помогла бы ускорить процесс проведения инвентаризации. И провести интеграцию 1С:Управление производственным предприятием с учетной системой Клеверенс с использованием терминалов сбора данных для оперативного учета активов университета.

В рамках пилотного проекта в 2019 году 3 тысячи RFID-меток были расклеены на оборудовании лаборатории – принтерах 3D, спектрофотометрах, коммутаторах, колбах и другом. С помощью терминала сбора данных можно считать информацию о наличии основных средств в каждой лаборатории всего за 5 минут. Преимущество технологии RFID перед штриховым кодированием в том, что в первом случае нет необходимости в прямой видимости метки и прямого контакта. Достаточно поднести терминал к стеллажу или закрытому шкафу с оборудованием – система распознает и отметит каждую единицу. Удаленность терминала от метки при этом может быть до 10 метров. Для контроля перемещения оборудования на территории, где расположен лабораторный корпус, была установлена антенна RFID. При перемещении за ее пределы система распознает это и покажет отсутствие единицы в общем перечне оборудования. Все данные по итогам инвентаризации отображаются в программе Клеверенс.